内部控制：浅谈行政事业单位财务集中核算内控机制

     企业内部控制基本规范将自2009年7月1日起首先在上市公司范围内实施，并鼓励非上市的大中型企业执行。它的颁布，意味着企业内控机制从零零散散到正式行文规范，它将大大提高企业理财水平，有效防范和控制风险，促进企业实现发展战略。然而行政事业单位财务管理内部控制目前这方面研究很不够，但行政事业单位内控在工作中又确实存在。特别对行政事业单位财务(包括农村财务)集中核算后，一个核算点少到代理近10家单位，多到代理上百家单位财务，内控机制就更不能少了。笔者就曾任代理120多家行政事业单位集中核算中心的主管会计4年。如何加强集中核算中心内控，确保代管单位资金安全、规范、高效运行非常值得探讨。

                          一、 银行存款管理

• (一)出纳的岗位设置和银行存款的对账。财务集中核算后，收支业务非常频繁且金额大, 为减少出纳的工作量，避免出错，款项无论大少均可通过银行结算，不采用现金结算。可以设两个出纳，一个负责结算开支票、开付款委托书、开信(电)汇凭证、填收入报账单(如到账的财政预算拨款)等，可称呼为结算出纳;一个审核，负责登记银行存款日记账，可称呼为记账出纳。实现会计电算化后，为方便对账，出纳要改变只凭原始凭证登记日记账，不填制记账凭证平行登复式账的做法，要与会计一样按复式记账法填制记账凭证，平行登记总账和明细账，即设单位存款一级科目，分单位下设二级科目，分银行账号设三级科目，作为银行存款的对应科目。例如，某单位支用农行账户上存款，中心记账出纳要填制如下记账凭证：借记单位存款--------某单位-----农行，贷记银行存款------农行，将凭证录入计算机财务软件，自动生成账簿。但是记账出纳又必须像登记日记账一样，按时间发生的先后顺序一笔一填记账凭证、一笔一登账，做到日清月结。

  银行存款对账包括会计出纳之间各单位货币资金账面余额的对账、银行存款日记账余额与开户银行账户的实存余额间对账两个方面。为相互制约和监督，对账由主管会计负责。目前许多单位存在误区，由出纳自己进行银行存款余额对账，因此特别要强调银行存款账实对账无论软件自动对账还是手工对账包括银行存款余额调节表的编制都必须由主管会计负责。核算中心一般都建立了局域网，每月由主管会计将各会计、出纳的账套复制到服务器(服务器能实时更新数据则免)，设计银行存款账面余额对账表，纵向分单位，横向分会计、出纳，分银行账户，设立公式从账套中自动取数完成会计出纳间的账面余额对账。银行存款账实对账可在出纳的电脑上进行，在资金系统中银行对账模块完成。可从银行存款日记账中自动取账面发生额和余额，银行对账单由主管会计负责录入，由电脑自动完成对账，生成银行存款余额调节表。

  (二)银行存款调账。单位存款正常情况下不可能出现红字，因为银行不会受理空头支票，银行账户不允许透支的。但集中核算后单位存款在某一账户上可能出现红字，这是十分正常的。集中核算后要在资金使用的管理上建立大收大支观念，只要单位存款上有资金，中心出纳无论从哪个账户上支款都可不受限制，例如A单位存款余额10000元，其中农行账户4000元，建行账户6000元，支用5000元时，中心出纳既可从农行账户支款，也可从建行账户支款。若从农行账户支款，则单位农行账户出现红字1000元。到月底主管会计将对各单位银行存款的红字余额统计起来编制银行存款调账表，保证每个单位存款明细余额不出现红字。如上例调增单位存款—A单位—农行 1000元，调减单位存款—A单位—建行1000元，同时要调增其他单位存款—建行 1000元，调减其他单位存款—农行1000元。以银行存款调账表为依据，中心记账出纳调账的同时，会计在单位账上做同样的调账处理。

  二、 凭证的传递和支票的管理

  凭证准确无误及时传递，是保证会计核算正确的前提条件。出纳每天下午下班前半小时编制凭证交接表，将当天的收入报账单、支出报账单、内部转账单，银行票据、银行支付结算凭证等一一登记，移交各会计，并由会计在移交表上签名。在交接表中，支票要填上支票号码。支票要建立领用存登记制度，单独设立登记表，由出纳负责登记，将每天填用、作废的支票按号码逐一登记，交接时代管会计签名，而后主管会计审核。作废支票可集中附在某一单位的凭证中，如固定附在每月的第一号记账凭证后面，便于查阅。银行印鉴可由两位出纳分开保管使用，严禁由一人保管支付款项所需的全部印章。

  三、 会计档案管理

  核算中心要建立健全会计档案管理制度，及时整理归档各种会计档案，包括纸质档案和磁介质档案。首先档案管理员不能由出纳兼任。其次会计每月用蓝色印油在原始凭证上加盖中心专用章，年底输出账簿后给账页编上页码顺序号。电子数据在单机、服务器上要同时备份，年底刻录光盘一式两份存档。

  目前试行的行政事业单位会计集中核算，一方面要加强代理单位资金外部管理，例如账户管理取消单位账户，由核算中心统一开户;票据管理建立领用存登记、采取以旧换新的办法来限量供应;备用金管理限额限开支范围等，另一方面要加强资金内部管理，建立内控机制。本文只就行政事业单位集中核算中心的内部控制谈几点肤浅认识，抛砖引玉，以促进行政事业单位内控机制的建立和发展。