随着企业生产经营日益多元化,内部控制作为现代企业管理的重要手段,越来越受到企业的重视,但目前许多企业虽能制定出整套的内部控制制度,在实际实施过程中却经常发生内部控制制度与企业实际运营状况不匹配的现象。
一、现行企业内部控制中存在的主要问题
我国现行企业内部控制制度仍存在许多问题,其固有的局限性造成企业内部控制薄弱、缺乏有效的监督机制、经济业务随意性较大。
(一)对企业建立内部控制制度认识的误区
由于开展内部控制要花费大量人力物力,部分企业对建立内部控制制度存在认识上的误区,认为内控程序会分散和制约管理层的权力,实施内部控制在某种程度上会降低运营效率,往往不愿或不积极推动内部控制的实践,使得内控流于形式,降低了企业适应环境变化和规避风险的能力。
(二)企业控制环境恶化,无法形成内部权力制衡
内部控制制度的建设及有效运行依赖于企业内部良好的法人治理结构。虽然大部分企业在形式上建立了法人治理结构,但董事长、总经理由一人担任,董事担任监事的现象屡见不鲜,使得股东大会流于形式、董事会发挥不了应有的作用、监事会权力虚置,远未达到内部权力制衡的效果,从而不可避免地出现会计信息失真、部门领导专权等现象。
(三)企业内部控制制度不够完善,存在一定局限性
由于内控制度与企业自身特点结合不够,相当一部分企业建立的内部控制制度有关内容不够合理、内控成本与效益不相匹配,企业对环境变化影响内部控制实施的情况无积极的应对方法,错失了市场机遇。部分企业的内部控制制度在实际操作中基本成为财务管理部门的部门性制度,相关业务部门缺乏内控自主意识,单靠财务管理部门的力量根本无法理顺企业内部权责分配、激励与约束、权利制衡的关系,易出现内部控制体系与其他相关制度不衔接、不匹配、各部门相互推诿的情形,增大了内部协调和统筹的成本,无法保证内部控制制度的顺利推行。
(四)内部控制信息平台不统一,信息沟通滞塞
在企业内部控制制度不够全面、没有渗透到企业各个业务领域的情况下,部分企业内部软件平台不统一、信息系统不兼容,导致各部门之间无法充分共享企业内部资源,缺乏有效的信息沟通,存在许多企业管理的盲区,导致内部控制方法与企业实际状况脱节,弱化了内部控制效果。
(五)激励约束机制不健全,控制乏力
加强内部监督有利于堵塞漏洞、完善内部控制,但多数企业内控制度缺乏内部监督或内部监督失效。目前很多企业的监督评审主要依靠内审部门来实现,但由于企业对内部监督不够重视或为了减少成本,使得内审监督管理机制不健全或内审部门不够独立,在职能上,很多企业的内审工作仅是审核会计账目,未能充分发挥其在内部稽查、评价内控制度方面应有的作用。同时,很多企业没有把部门的内控执行情况和风险控制效果纳入绩效考核体系,无法调动各部门内部控制的积极性和主动性。
二、完善现代企业内部控制的对策
按照现代内部控制理论,我国现行企业内控制度存在的诸多问题归根结底是人、制度、执行三方面不能协调一致的结果,企业应及时采取有效措施调整和完善内控制度。
(一)树立现代企业管理观念,强化内控意识
企业应从根本上树立现代企业管理观念,正确理解内部控制的目标和含义,重视内控在管理活动中的重要作用,使内控制度渗透到企业管理的方方面面。首先,企业管理者应加强企业文化建设,树立全员控制意识,高层管理人员应积极参与内部控制制度的制定,认真执行内部控制制度;其次,应注意提升员工整体素质,帮助员工树立正确的价值观和对企业的责任感,教育员工自觉遵守和执行各项内控制度,形成以自我管理、自我控制为主要手段的内控制约机制,使员工自觉执行内控制度,主动向管理层报告内控中存在的缺陷。
(二)建立合理的组织机构,完善企业内控环境
任何企业的控制活动都存在于一定的控制环境之中,控制环境的好坏直接影响到企业内控制度的贯彻、执行以及整体战略目标的实现。要改善企业内部控制环境,必须规范法人治理结构、建立合理的组织机构,如企业应明确股东会、董事会、监事会和经理层的职责,完善董事会构建机制,保证董事会成员的相对独立性,使董事会成为真正独立行使权利和承担责任的机构。同时,企业必须明确内部控制主体和控制目标,解决由谁进行内部控制和为什么要进行控制的问题。另外,还要以企业的财务、企管、法律、人事部门为基础,成立一个归属于决策层直接领导下的内控执行委员会,对各个业务流程的具体执行进行统一管理,从而形成清晰的职位层次顺序、流畅的意见沟通渠道。与此同时,还要明确界定各部门的责、权、利,完善企业内控环境,以规范化的流程管理和节点控制来保障内控制度的有效执行。
(三)引入不断创新的内部控制制度,完善企业风险评估
只有引入不断创新的内部控制制度,企业才能不断适应市场变化,实现企业的持续健康发展。在制定内部控制制度过程中,首先,企业应根据自身特点和成本效益原则,尽可能使内控制度和原有管理制度有机融合,保证各部门以统一的内部控制规范为指导,制定具体的控制程序和措施;其次,建立预警机制和风险评估机制,对具有高风险且对控制目标的实现有重大影响的可控要素进行控制,适时修改和完善内控制度,以保证经营目标的实现;再次,在实际操作过程中应根据不同岗位在管理系统中的重要程度,明确规定并严格控制各岗位的职责权限,确保上、下级之间的相互制约、相关部门之间的相互制约,以会计控制为基础和核心,逐步健全多目标、多层次的内控体系,采取以点带面全面展开的策略。企业还应密切关注内外环境的变化,适时地对内部控制进行评估和调整,降低实现企业经营目标的不确定性。
(四)设计有效的控制活动
1.人员控制,职责分离
(1)工作原则。根据内部控制的要求,单位在确定和完善组织结构过程中,应遵循不相容职务相分离的原则,授权、签发、核准、执行和记录,各步骤都应有相对独立的人员或部门实施,以严格会计岗位责任,保证会计工作正常秩序和会计信息质量;(2)工作流程。企业应明确单位各项经济活动的业务流程,如在采购预付款环节,应依次由仓库或使用部门请购、采购部门编制订购单,仓库和品管部门负责验收商品,仓库负责储存已验收的存货并加以养护,财务部门负责编制付款凭单、确认与记录负债、付款、记录现金及银行存款支出;(3)票据与记录控制。企业应安排专人负责保管、使用相关票据,并设置收据专用登记簿,认真办理领用、注销手续,如财务部收款业务(收据的使用)由三人分别负责保管收据、领用收据、盖章并收款;(4)资产接触与记录使用。企业应严格限制无关人员对实物资产的直接接触,建立资产定期盘点制度,妥善保管企业各种文件资料,避免记录受损、被盗、被毁的可能,从而达到保护单位资产的安全完整、防止流失的目的;(5)绩效考评。企业应建立内部会计控制制度的考评体系,通过对内控制度体系的各组织之间进行纵向和横向的比较,客观公正地给予考核评价、奖励或惩罚,以激励和鞭策相关部门和人员尽职尽责地做好内部控制工作。
2.信息控制系统
企业应采用统一的软件平台,实现各部门内控信息的相互兼容,以实现企业上下级之间及内部各部门之间的信息共享,并保证企业拥有完善的“双向沟通通道”。同时,统一的内部控制信息平台有助于减少人为因素对内控效果的影响,特别是通过对信息系统进行操作权限与操作规程控制、信息安全与数据处理流程控制,有助于确保企业的内控效果和效率。
(五)提升内控检查的权威性,健全激励约束机制
为保证企业内控制度能有效发挥作用,企业必须提升内控检查的权威性。企业应以现有的稽核、内审、纪律检查部门为基础,成立一个归属于决策层直接领导下的内部审计委员会,定期对各部门在各项业务流程中的内控制度的执行情况进行日常性和周期性的核查、监督,定期形成综合性的内控检查报告,及时直接向决策层报告。同时,企业应结合自身实际建立完善的激励约束机制,将内控考核奖惩制度纳入企业考核奖惩体系,建立考核评价体系、制定奖惩实施细则,通过对考评指标进行细化、量化,使考评指标具有易操作性、可行性,以确保内控制度的权威性。
内部控制贯穿于企业经营活动的各个方面,是提高企业经营管理水平和风险防范能力、促进企业可持续发展的必要保证。为从根本上保证内部控制功能的有效发挥,企业必须将各项经营管理活动纳入内部控制的范围,制定科学的内控制度,从各方面纠正企业内控中存在的弊端,保证内控制度的顺利实施。