内部控制:小议企业内部会计控制

作者:周金秋 吴小文 来源: 发布时间:2010年11月15日  字体: 缩小 增大 繁体
 

     

建立现代企业制度、加强企业内部会计控制,是实现企业科学管理的重要内容之一,也是实现企业产权制度改革的归结点。目前我国很多大中型企业尤其是特大型企业,根据“产权明晰,权责明确、政企分开、管理科学”的指导方针都实行了产权制度改革,建立了现代企业制度和公司法人治理结构,甚至达到现代企业管理的最高组织形式——股份制。但是在现代企业制度下,尤其是有些企业在新的转型过程中,如何根据新的公司法人治理结构实行内部会计控制制度,仍存在不少难题。下文将就如何在现代企业制度下建立和加强企业内部会计控制进行探讨。
一、加强企业内部会计控制的必要性
1.有利于建立现代企业制度,完善公司治理结构
现代企业制度的实质是以企业所有权和经营权相分离、经营权和监督权相制衡为主的各种权利相互制约、相互依存、相互促进的一种企业管理制度;进一步讲,公司治理结构是指一组连接并规范企业股东、董事会、经理以及企业职工相互权利和利益关系的制度安排,进而解决公司内部权利主体之间的监督、激励和风险分配等问题。为了保证出资人利益和公司的有序运转,必须完善公司治理结构,明确所有者、经营者、使用者的委托代理管理和权责关系,而建立健全内部会计控制、记录反映经营者的经营过程和经营业绩,就显得非常重要。为此,只有在有效的内部会计控制前提下,才能保证会计核算和监督的正确性,从而保证会计信息的起码真实性和公正性。
2.加强企业内部会计控制是实现企业自身科学管理的需要
内部会计控制作为企业内部控制的重要环节,通过对它的执行分析,可以使企业所有者及时了解企业的财务状况和经营情况,检查经营者是否认真履行了其受托职责,从而客观地作以评价,决定是否对企业的经营及管理加以必要的干预和控制;企业的经营者通过有效的内部会计控制可以更加合理有效地组织各项经济活动,合理调度资金,努力提高企业经济效益,实现其受托责任。
 
二、内部会计控制的目标
1.建立健全有效的企业内部会计控制制度
内部会计控制制度的建立健全,就是要设计出一整套规章制度,使得企业的约束机制与激励机制有效结合。在内部会计控制的组织形式上,因地制宜,因人而异,各司其职,效率高效,符合本企业的实际情况。
2.保障企业经济活动运行健康有序
有效的内部会计控制使得企业的各相关部门相互监督、相互促进,保证企业的各项业务活动在符合企业整体目标的前提下合理合法地进行。通过有效的内部会计控制可使企业的各项经济活动的风险控制达到可预见性,从而提高各部门员工的责任心和工作积极性。
3.实现会计资料的真实完整,为决策层提供及时有效的会计信息
会计的重要职能之一即为管理层提供真实有效的会计信息,通过企业内部会计控制,企业才能通过真实完整的会计资料记录、汇总、报告等方法完成有关会计信息的反映,使得决策层完成对企业现状的评估,以及确定企业未来需要采取的措施。
4.通过有效的内部会计控制不断完善增强会计人员的职业道德,提高财务人员的素质
内部会计制度的建立和完善,客观上使得会计流程制度化和规范化,各个环节相互牵制相互制约,因而内部会计制度的控制过程,也就是会计职业道德的自律过程,它能够促使其会计职业道德的完善和升华。
 
三、内部会计控制制度建立的原则及方法
1.内部会计控制制度建立的原则
根据财政部2001年印发的《内部会计控制规范——基本规范(试行)》(以下简称《规范》)的规定,企业建立内部会计控制制度时应遵循以下基本原则。
(1)符合法律、法规和单位内部实际情况。企业必须根据本单位的实际情况,因地制宜、因人而异,符合本企业的组织管理形式。
(2)具有广泛的约束力。《规范》规定,内部会计控制应当约束单位内部涉及会计工作的所有人员,任何人都不得拥有超越内部会计控制的权力。企业内部会计控制制度作为其内部法律,一旦制定实施,必须人人遵守、个个执行,上至企业管理层,下至企业普通员工。企业内部每一位成员,都既是内部会计控制的主体,又是它的客体,既要负责这项制度的具体实施,又要受到其他人员的监督和制约。因此,企业管理层尤其是高级管理人员必须带好头、起好步,以身作则,大力宣传,形成一个良好的氛围,以实际行动感化和充分调动各部门和每一位员工的主动性和积极性,真正做到人人、事事、时时都能遵循内部会计控制制度。
(3)符合全面性和系统性原则。全面性原则是指内部企业会计控制必须从会计核算和会计监督的角度,涉及到单位各项业务过程和各个操作环节和岗位。只要存在业务活动和经济管理,就需要有相应的内部会计控制制度。
在坚持全面性原则的同时还要兼顾系统性,按照系统论的观点,使各部门各岗位均能按照特定的目标相互协调地发挥作用,从而发挥内部会计控制系统的总体功能,实现内部会计控制的总体目标。
(4)实行内部牵制原则。《规范》规定,内部会计控制应当保证企业内部会计机构的设立,岗位的设置及其职责权限的划分,坚持不相容职务的相互分离,确保不同机构和岗位之间权责分明、相互制约、相互监督。这是内部会计控制制度的核心。
内部牵制是指在企业部门与部门之间、各岗位之间所建立的相互验证、相互制约的关系,其主要特征是将有关责任在各部门各岗位进行分配,任何部门、任何人无权单独处理任何一项或多项经济业务,必须经过相关部门的相关人员进行查证核对。主要形式有:体制牵制、簿记牵制、实物牵制、机械牵制。
(5)符合成本效益原则。现代企业制度下,企业最关心的就是其经济效益。内部会计控制的环节、措施等越复杂越严密,其内部控制的效果就越好,但由此产生的控制成本也就越高,一旦实行其控制程序和方法所产生的成本超过潜在风险可能造成的损失,也就失去了其存在意义,企业所有者也不可能接受。因此,在设计、建立内部会计控制时,一要精心选择控制点,太多则不经济,太少则会失去控制的有效性;二要努力降低控制环节的各种耗费,避免重复作业,提高效率。
(6)实行动态的信息反馈原则。现代企业处于不断发展变化的外部环境之中,其企业内部也会在适应外部环境过程中不断发展变化,如企业的兼并、收购、分公司子公司的设立等等,这些变化都会使原来的内部会计控制制度弱化或失效。因此,企业必须与时俱进,依据各种情况的发展变化,不断修订和完善内部会计控制制度,保持其适应力和效力。
2.内部会计控制制度建立的方法和程序
企业内部会计控制建立的原则明确以后,建立企业内部会计控制的方法和程序问题也就迎刃而解。
(1)对单位内外部环境展开调查。在企业内部,此项调查的内容包括企业的性质、经营过程、经营方式、组织体系、机构设置状况、企业的人、财、物等诸多方面。在企业外部,调查企业所在地的政治、经济、文化、人口、环境、技术等。
(2)根据系统论来划分企业内部单元。不同的企业,可以根据实际状况划分不同的单元结构,如行政领导体系、经营体系、管理体系。
(3)确定所属单元的关键环节及关键点。根据划分的各个所属控制体系,将其运行过程中的关键环节加以确定,作为内部控制的要点,找出每一个关键环节的有效控制方法和操作规程。然后根据工作的先后流程予以编排,即可制定出完整的控制程序。
内部会计控制的全局性要求单位必须建立一个能涵盖其经营活动全过程的内部会计控制的整体框架。但内部的环节很多,不可能面面俱到。事实上,抓住了关键环节,也就抓住了内部会计控制的全局。重点放在避免和减少效率低下、违法乱纪事件的发生上。那么,怎样才能选择出关键控制点呢?
首先,要选择关键的成本费用项目。成本控制是企业内部会计控制制度的一个重要组成部分,其合理性与有效性直接关系到企业的经济效益;其次,选择关键的业务活动或关键的业务环节。应着重选择那些对企业竞争力、盈利能力有重大影响的活动或最易错误与舞弊且可能造成重大损失的环节进行监督和控制;最后,选择重要的要素或资源。人、财、物、时间、信息技术等是企业赖以生存和发展的重要资源或要素,尤其是随着知识经济的到来,人力资源及信息对企业发展的重要性更为突出,人流、物流、信息流是一个有机结合的综合体。选择重要的要素或资源必须确保能抓住问题的关键,在考虑选择有形资源时,还要特别重视各种无形资产或资源的监督和控制。
(4)用书面形式形成内部会计控制制度。在确定程序、方法和操作规范后,把内部会计控制制度的各项原则贯彻到各个控制系统的程序、方法和规范中去,用文字在内部会计控制制度中予以说明。
内部会计控制制度建立后,关键在于组织实施,严格按照制度办事,否则就会流于形式。在这里应强调的是,在现代企业制度下,作为企业的所有者要担起监督检查的责任,敦促企业的经营者和管理者带头遵守,以身作则,使制度落到实处。
 
四、内部会计控制制度的局限及对策
内部会计制度作为强化内部控制管理、提高企业经营管理效益、实现企业经营目标的制度保障,具有十分重要的作用。诚然,任何一种制度方法都有其自身的弱点和局限,内部会计控制制度也不例外,具体表现在:
1.受到串通舞弊的限制
内部会计控制制度起源于内部稽核制度。基本思想是不相容岗位或职务必须相互分离,也就是说,一个人或一个部门不能控制经济活动或会计事项的全部过程,必须有两个或两个以上的人或部门共同控制与操作。但是,这种由两个或两个以上的人或部门共同控制一项经济活动或会计事项,只是从物理的角度作出的设计和防范,并不能完全防止两人或两个以上的人或部门共同作弊行为的发生。例如,如果出纳和会计共同作弊、财产保管人员和核对人员合伙造假、采购部门和会计部门联合舞弊、内部审计部门和会计部门合伙作弊等,那么,内部会计控制制度就会形同虚设,不能发挥其应有的作用。
2.受人为错误的限制
内部会计控制制度是由人设计建立的,也是由人来进行操作的,如果单位内部行使会计控制的人员在心理上、技能上和行为方式上不能达到实施内部会计控制的基本要求,对内部会计控制程序、措施理解偏差、不透彻,就会在执行过程中经常出现误解、误判,导致内部会计控制度发挥不了其应有的作用。
3.受职能越权的限制
内部会计控制执行中,最为重要的是按照内部会计控制程序、职责权限正确行使岗位控制职能。如果内部会计控制程序上的工作人员不能正确履行自己的职能,而越权岗位职能、滥用职权、蓄意营私舞弊,即使设计良好的内部会计控制,也不会发挥应有的作用。内部会计控制作为单位内部和内部管理的一个组成部分,应当按照管理层的意图运行。如果相关控制岗位的人员越权行使职能,或管理层超越内部会计控制设定的权限,就很容易导致许多重大舞弊行为的发生和会计信息的失真,很可能出现挪用、转移、隐瞒企业资产,有关文档资料、数据的丢失或失密,给企业造成重大经济损失等。              
4.受制度滞后性的影响
企业内部会计控制,一般是对经常而重复发生的经济或会计事项设计的,具有相对的稳定性。如果出现非经常性事项或未预计到的经济业务或会计事项,原有的内部会计控制可能会不适应,可能失去控制力。在现代市场经济活动中,市场竞争十分激烈,为了生存和发展,企业必然要经常调整经营策略,如增设生产管理部门、开设异地分支机构等,这些都会导致原有的控制程序、控制环节、措施不适应新增的经济业务,导致原来的内部会计控制程序失效给企业造成损失。因此,内部会计控制的程序、方法、内容等,要随着企业经济业务的变化和会计事项的内涵,不断进行有效的调整,使其适应企业经营管理与其发展的要求。
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